Chính sách Bảo mật Dữ liệu

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ HUBSELL (mã số doanh nghiệp: 0111626360), trụ sở: Số nhà 5k1, Ngõ 5, TT75, Tổng Cục II, BQP, Tổ dân phố Kim Chung, Xã Hoài Đức, Thành phố Hà Nội. Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Trung Hiếu — Giám đốc. Đầu mối tiếp nhận yêu cầu về dữ liệu cá nhân: support@hubsell.tech.

Hubsell giữ hai vai trò khác nhau tùy dữ liệu, và điều này quyết định ai chịu trách nhiệm gì:

• Bên Kiểm soát dữ liệu đối với dữ liệu của chính bạn và nhân viên bạn tạo: thông tin tài khoản, thanh toán, nhật ký sử dụng. Hubsell quyết định mục đích và cách xử lý, chịu trách nhiệm trực tiếp trước bạn và pháp luật.
• Bên Xử lý dữ liệu đối với dữ liệu người mua, dữ liệu KOC/đối tác, thông tin người mua yêu cầu xuất hóa đơn và nội dung chăm sóc khách hàng mà bạn đồng bộ hoặc nhập vào hệ thống. Ở đây bạn là Bên Kiểm soát; Hubsell chỉ xử lý theo chỉ thị của bạn để cung cấp dịch vụ.

Với vai trò Bên Xử lý, Hubsell cam kết với bạn (thỏa thuận xử lý dữ liệu): chỉ xử lý trong phạm vi và mục đích cung cấp dịch vụ; không dùng cho mục đích riêng; áp dụng biện pháp bảo mật tại mục 7; chỉ thuê bên xử lý phụ nêu tại mục 5 với ràng buộc bảo mật tương đương; hỗ trợ bạn đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu (người mua) trong thời hạn luật định; thông báo cho bạn khi có sự cố; xóa hoặc trả lại dữ liệu khi kết thúc dịch vụ theo mục 8.

Hubsell chỉ thu thập dữ liệu cần thiết để cung cấp dịch vụ:

• Thông tin tài khoản Hubsell: họ tên, địa chỉ email, số điện thoại, ảnh đại diện (nếu bạn đặt) và mật khẩu (được băm một chiều, không lưu dạng văn bản gốc). Khi đăng nhập bằng Google, chúng tôi nhận tên, email và mã định danh tài khoản Google của bạn.
• Bằng chứng đồng ý: phiên bản Điều khoản và Chính sách bạn đã đồng ý, thời điểm, địa chỉ IP và thông tin trình duyệt tại lúc đồng ý.
• Dữ liệu gian hàng qua API chính thức: khi bạn chủ động kết nối gian hàng Shopee, TikTok Shop hoặc Lazada bằng ủy quyền OAuth 2.0, Hubsell đồng bộ dữ liệu đơn hàng, sản phẩm, tồn kho, số liệu quyết toán, dữ liệu quảng cáo và (khi bạn dùng tính năng chăm sóc khách hàng) nội dung tin nhắn với người mua, trong đúng phạm vi mà sàn cấp phép cho ứng dụng.
• Thông tin người mua trong đơn hàng: tên, địa chỉ giao hàng và số điện thoại người mua (đã được sàn che một phần theo chính sách của sàn) chỉ để xử lý và vận hành chính đơn hàng đó. Khi người mua yêu cầu xuất hóa đơn, Hubsell nhận thêm tên đơn vị, mã số thuế và địa chỉ xuất hóa đơn do sàn cung cấp.
• Dữ liệu bạn nhập vào: thông tin nhân viên, hồ sơ KOC/đối tác, giá vốn, chi phí vận hành, cấu hình thuế và thông tin đăng nhập dịch vụ hóa đơn điện tử của bạn (được mã hóa khi lưu).
• Dữ liệu thanh toán: mã giao dịch, số tiền, thời điểm và tài khoản ngân hàng dùng để nhận hoa hồng giới thiệu. Hubsell không lưu số thẻ hay thông tin đăng nhập ngân hàng; giao dịch được xử lý bởi cổng thanh toán.
• Dữ liệu kỹ thuật: nhật ký truy cập (địa chỉ IP, thời điểm, hành động) phục vụ bảo mật, chống gian lận và khắc phục sự cố.

Hubsell không yêu cầu và không bao giờ lưu mật khẩu tài khoản sàn thương mại điện tử của bạn. Việc kết nối thực hiện hoàn toàn qua trang ủy quyền chính thức của từng sàn.

• Thực hiện hợp đồng dịch vụ với bạn: hiển thị và quản trị tập trung đơn hàng, sản phẩm, tồn kho; đối soát số liệu quyết toán, tính chi phí, lợi nhuận; vận hành các tính năng bạn chủ động dùng (xử lý đơn, quảng cáo, hóa đơn, chăm sóc khách hàng, KOC/Affiliate, chương trình giới thiệu).
• Tuân thủ nghĩa vụ pháp luật: lưu chứng từ thanh toán, xuất hóa đơn cho phí dịch vụ, đáp ứng yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền.
• Bảo đảm an toàn hệ thống và chống gian lận (lợi ích hợp pháp của Hubsell và của chính bạn).
• Gửi thông báo dịch vụ quan trọng: bảo trì, thay đổi chính sách, cảnh báo bảo mật, cảnh báo vận hành gian hàng.
• Cải thiện chất lượng dịch vụ dựa trên dữ liệu sử dụng đã được khử định danh, tổng hợp.

Chúng tôi không sử dụng dữ liệu kinh doanh của bạn cho mục đích quảng cáo, không phân tích chéo giữa các khách hàng, không dùng dữ liệu của gian hàng này để phục vụ gian hàng khác, và không gửi email tiếp thị nếu bạn không đồng ý riêng.

Hubsell không bán, không cho thuê, không trao đổi dữ liệu của bạn. Để vận hành dịch vụ, chúng tôi sử dụng các nhóm nhà cung cấp sau, mỗi bên chỉ nhận phần dữ liệu cần cho việc của mình và chịu ràng buộc bảo mật bằng hợp đồng:

• Hạ tầng máy chủ và cơ sở dữ liệu (nhà cung cấp điện toán đám mây, trung tâm dữ liệu đặt tại Singapore): lưu trữ và xử lý toàn bộ dữ liệu nêu tại mục 3.
• Hạ tầng phân phối giao diện web (mạng máy chủ toàn cầu): chỉ phục vụ mã giao diện, không lưu dữ liệu kinh doanh của bạn.
• Google: xác thực khi bạn chọn đăng nhập bằng Google.
• Nhà cung cấp hóa đơn điện tử (ví dụ MISA meInvoice, tại Việt Nam): nhận nội dung hóa đơn để phát hành từ tài khoản của bạn khi bạn dùng tính năng hóa đơn.
• Cổng thanh toán (tại Việt Nam): xử lý thanh toán phí dịch vụ; nhận mã giao dịch và số tiền.
• Dịch vụ gửi email: gửi thông báo dịch vụ và email đặt lại mật khẩu.

Vì máy chủ đặt tại Singapore, dữ liệu cá nhân của bạn và của người mua được chuyển và lưu trữ ngoài lãnh thổ Việt Nam. Hubsell áp dụng mã hóa khi truyền và khi lưu, hạn chế truy cập nội bộ, và thực hiện các thủ tục về chuyển dữ liệu ra nước ngoài theo quy định. Bằng việc đồng ý chính sách này, bạn đồng ý với việc chuyển dữ liệu đó. Nếu tương lai Hubsell bật tính năng trợ lý sử dụng mô hình ngôn ngữ của nhà cung cấp bên ngoài, chúng tôi cập nhật mục này và thông báo trước khi bật.

Ngoài các bên trên, dữ liệu chỉ được tiết lộ khi có yêu cầu hợp pháp bằng văn bản từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo pháp luật Việt Nam, hoặc khi chính bạn yêu cầu hoặc đồng ý rõ ràng.

Hubsell tích hợp với các sàn thương mại điện tử với tư cách ứng dụng đối tác qua kênh chính thức và cam kết tuân thủ đầy đủ chính sách bảo vệ dữ liệu của từng nền tảng:

• Shopee Open Platform: tuân thủ Shopee Open Platform Terms và các yêu cầu bảo vệ dữ liệu (DataMoat): dữ liệu người mua chỉ dùng để thực hiện đơn hàng, không lưu trữ vượt thời hạn cho phép, không xuất dữ liệu ra ngoài phạm vi được cấp.
• TikTok Shop Partner Center: tuân thủ TikTok Shop Partner Terms of Service và Data Protection Requirements đối với dữ liệu đồng bộ qua TikTok Shop Open API.
• Lazada Open Platform: tuân thủ Lazada Open Platform Agreement và chính sách xử lý dữ liệu qua Lazada Open API.

Khi chính sách của một nền tảng đặt yêu cầu cao hơn chính sách này, chúng tôi áp dụng theo yêu cầu cao hơn đó cho dữ liệu đến từ nền tảng tương ứng.

• Toàn bộ kết nối được mã hóa TLS/HTTPS; token ủy quyền OAuth và thông tin đăng nhập dịch vụ hóa đơn điện tử được lưu trữ an toàn, tự động làm mới, không hiển thị cho bất kỳ ai.
• Mật khẩu tài khoản Hubsell được băm một chiều bằng thuật toán tiêu chuẩn công nghiệp.
• Phân quyền truy cập nội bộ theo vai trò (chủ shop / nhân viên); nhân viên chỉ thấy dữ liệu trong phạm vi được chủ tài khoản cấp.
• Dữ liệu của từng khách hàng được cách ly logic; không tài khoản nào truy cập được dữ liệu của tài khoản khác.
• Nhân sự Hubsell chỉ truy cập dữ liệu khách hàng khi cần hỗ trợ kỹ thuật theo yêu cầu của bạn và mọi truy cập được ghi nhật ký.
• Giám sát nhật ký hệ thống để phát hiện truy cập bất thường; sao lưu cơ sở dữ liệu định kỳ.

• Dữ liệu tài khoản và dữ liệu kinh doanh (đơn hàng, sản phẩm, số liệu tài chính): lưu trong suốt thời gian bạn duy trì tài khoản để bảo đảm tính liên tục của báo cáo.
• Thông tin người mua yêu cầu xuất hóa đơn: tự động xóa 30 ngày sau khi hóa đơn được phát hành, hoặc 90 ngày kể từ khi nhận nếu không phát hành.
• Dữ liệu người mua khác đồng bộ từ sàn: lưu theo đúng thời hạn mà chính sách của sàn cho phép.
• Nhật ký kỹ thuật (webhook, đồng bộ, đẩy tồn): tối đa 30 ngày.
• Bằng chứng đồng ý điều khoản và chứng từ thanh toán: lưu suốt thời gian tài khoản tồn tại và thêm thời hạn pháp luật về kế toán, thuế yêu cầu.
• Khi tài khoản bị xóa: toàn bộ dữ liệu liên quan được xóa khỏi hệ thống trong vòng 30 ngày, trừ dữ liệu buộc phải giữ lại theo quy định pháp luật.

Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có các quyền sau và có thể thực hiện qua ứng dụng hoặc email support@hubsell.tech:

• Quyền được biết và quyền đồng ý: chính sách này công khai trước khi bạn tạo tài khoản; bạn chỉ đồng ý khi chủ động đánh dấu ô đồng ý.
• Quyền rút lại sự đồng ý: bạn có thể rút lại bất cứ lúc nào bằng cách hủy liên kết gian hàng hoặc yêu cầu xóa tài khoản; việc rút lại không ảnh hưởng đến xử lý đã diễn ra trước đó nhưng có thể khiến Hubsell không tiếp tục cung cấp được dịch vụ.
• Quyền truy cập và chỉnh sửa: xem, cập nhật thông tin tài khoản ngay trong phần Cấu hình; yêu cầu bản sao dữ liệu cá nhân của bạn.
• Quyền xóa: gửi yêu cầu xóa tài khoản; chúng tôi xác minh chính chủ và hoàn tất trong tối đa 30 ngày, có xác nhận qua email.
• Quyền hạn chế xử lý và quyền phản đối xử lý: yêu cầu Hubsell tạm dừng một hoạt động xử lý cụ thể (ví dụ ngừng gửi thông báo không bắt buộc).
• Quyền cung cấp dữ liệu: xuất dữ liệu ở định dạng thông dụng như nêu tại Điều khoản dịch vụ.
• Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật; quyền tự bảo vệ theo Bộ luật Dân sự.

Hubsell xác nhận đã nhận yêu cầu trong 72 giờ và trả lời hoặc thực hiện trong tối đa 30 ngày; nếu cần thêm thời gian vì yêu cầu phức tạp, chúng tôi thông báo lý do. Với dữ liệu người mua mà Hubsell chỉ là Bên Xử lý, yêu cầu của người mua được chuyển tới nhà bán hàng liên quan và Hubsell hỗ trợ nhà bán hàng thực hiện.

Khi phát hiện vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân (rò rỉ, mất, truy cập trái phép), Hubsell khoanh vùng và khắc phục ngay, thông báo cơ quan có thẩm quyền trong 72 giờ theo quy định, và thông báo cho bạn qua email cùng trong ứng dụng về phạm vi ảnh hưởng, biện pháp đã thực hiện và việc bạn nên làm. Với dữ liệu người mua, Hubsell thông báo cho nhà bán hàng để nhà bán hàng thực hiện nghĩa vụ của Bên Kiểm soát.

Hubsell chỉ sử dụng lưu trữ cục bộ của trình duyệt (localStorage) để giữ phiên đăng nhập và tùy chọn giao diện của bạn. Chúng tôi không dùng cookie quảng cáo hay công cụ theo dõi của bên thứ ba.

Dịch vụ dành cho cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp đang bán hàng trên các sàn thương mại điện tử. Hubsell không hướng tới và không chủ đích thu thập dữ liệu của người dưới 18 tuổi.

Khi chính sách này thay đổi đáng kể, chúng tôi cập nhật ngày hiệu lực ở đầu trang và thông báo qua email hoặc ngay trong ứng dụng tối thiểu 15 ngày trước khi thay đổi có hiệu lực. Với thay đổi mở rộng mục đích xử lý hoặc bên nhận dữ liệu, Hubsell yêu cầu bạn đồng ý lại trong ứng dụng thay vì mặc nhiên coi việc tiếp tục sử dụng là đồng ý.

Mọi câu hỏi về chính sách bảo mật hoặc yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân, vui lòng gửi về support@hubsell.tech. Xem thêm Điều khoản dịch vụ và Chính sách thanh toán và hoàn tiền.